Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Politikası
1. Giriş
T.C. Anayasası’nın 20’nci maddesine göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından oluşturulan işbu kişisel verilerin korunması politikası ile; şirket çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, hizmet sağlayıcıları (tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları), müşteriler, müşteri çalışanları, üçüncü kişiler ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerin işlenen kişisel verilerinin güvenli bir şekilde korunması süreci yönetilecektir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ikincil mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınmıştır.
2. Amaç
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin bu politikayı uygulamadaki temel amacı, hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme ve verilerin korunması faaliyeti kapsamında alınan idari ve teknik tedbirler ile başta şirket çalışanları olmak üzere hukuki ve ticari ilişki içerisinde bulunduğu yukarıda sayılan gerçek kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerinin güvenliğini sağlamaktır.
3. Kapsam
Bu Politika; Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’de, başta “şirket çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, hizmet sağlayıcıları (tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları), müşteriler, müşteri çalışanları, üçüncü kişiler ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerin”, otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
4. Tanım ve Kısaltmalar
Bu Politika ve prosedürlerin de geçen özel terim ve deyimler, kavramlar, kısaltmalar vb.;
.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeyedayanarak açıklanan ve veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen onay.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan: Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’de çalışan grup
Hizmet Sağlayıcısı:Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin hizmet aldığı ve/veya verdiği şirket (tedarikçi, taşeron, müşteri vb.) çalışanı.
Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmenotomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya dakullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
KVKK: 7.Nisan.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Özel Nitelikli Kişisel Veri: KVKK’nın 6. maddesinde tanımlanan nitelikteki veri.
Politika: Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’deKişisel Verilerin Korunması ve işlenmesi ile ilgili hazırlanan ana başlıklar ile ilgili temelkuralların belirlendiği dokümanlar
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusuadına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verileri işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından veyönetilmesinden sorumlu ve Veri Sorumluları Sicili ’ne kayıt yaptırmakla yükümlü gerçek veya tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu Temsilcisi (İrtibat Kişisi): Veri sorumlusu adına tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerininyönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu uzman.
Kimlik Verisi: Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti
İletişim Verisi: Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
Finansal Veri: Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri,primtutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı, BES ödentisi veya iptali
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Sendikası, eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı, sakatlıkdurumu/tanımı/yüzdesi, dini, sağlık verisi, kan raporu, akciğer grafisi, işitme testi, göz testi, işyeri hekiminin imzalattığı işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri, dernek/vakıf üyelikleri
Eğitim Verisi: Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, işletmede katıldığı eğitimler, aldığı kurslar ve sertifikalar
Görsel ve İşitsel Veri: Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, CCTV kamera kayıtları
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi: Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangieğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalitedeğerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri
Aile ve Yakını Verisi: Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, boyu, kilosu, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası
Çalışma Verisi: Şirket Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanıson işe giriş tarihi,önceki işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, TTF no, vergi dairesi no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu, bağ-kur giriştarihi, SGK/bağ-kur sicil no, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, iş sözleşmesinin askıda olduğu gün
İzin Verisi: İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon
Diğer: Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu,konum takibi, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, ayakkabınumarası, giysi bedeni, boy, kilo, şehit yakını olma durumu, stajyer durumu, binilen servis, binilen durak verileri, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları, PDKS giriş-çıkış turnike kayıtları, çalışan günlük aktivite (fiziki ve/veya sanal ortam) verileri
5. Rol ve Sorumlular
5.1 Veri Sorumlusu: KVKK uyarınca kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelmektedir. Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olup ve Veri Sorumluları Sicili veri sorumlusu kaydını gerçekleştirerek kayıtlı veri sorumlusu sıfatına haiz olacağını beyan eder.
5.2 Veri Sorumlusu Temsilcisi (İrtibat Kişisi): Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. bünyesinde Veri Sorumluları Sicili kurulduğu zaman söz konusu sicile kayıt için gerekli olan veri sorumlusu temsilcisi ataması gerçekleştirecek olup, işbu kişi tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu bir uzman olacaktır.
5.3 Veri İşleyen : Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’ninverdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler (Örneğin; yükleniciler, tedarikçiler gibi) veri işleyenler olarak kabul edilecektir. Kişisel verilerin Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin işbu politika uyumunu denetler.
6. Veri Sorumlusunun Kişisel Veri İşleme Amacı
Bu kapsamda Veri Sorumlusu sıfatı ile Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:
• Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Tedarikçi ve Alt işverenlerle olan ilişkilerin yönetimi,
• Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
• İç denetim ve hukuk işlemlerinin yürütülmesi,
• Kurumsal yönetim ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Talep ve şikâyet yönetimi,
• Yetkili kişi ya da kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi,
Yukarıda bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, 6698 sayılı Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamaması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından veri sahiplerinden açık rıza alınır.
7. Kişisel Veri İşlemenin İlkeleri
Name Gıda San. ve Tic. A.Ş.’de bu Politika kapsamında kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen ve aşağıda sıralanan temel ilkeler kapsamında çalışmalar yapılmaktadır:
1. Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
2. Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
3. Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
4. Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
5. Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
6. Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
7. Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
8. Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma,
9. Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
10. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme.
8. Kişisel Veri İşlemenin Şartları
Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. bu Politika kapsamında aşağıda sıralanan şartlarda kişisel veri işlemektedir:
• Kişisel verilerin işlenmesinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde,
• Kişisel verilerin işlenmesi bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması halinde,
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde,
• Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması halinde,
• Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibi veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunmasının zorunluluk arz etmesi halinde,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunluluk arz etmesi halinde,
• Kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulması, kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumdaki kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması halinde, kişisel veriler işlenmektedir.
9. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, mevcut teknolojik imkânlar ve uygulamalara göre gerekli olan her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda;
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından görevlendirilen bilişim uzmanları tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında kurulan sistem, Bilgi Güvenliği Sistem Yetkilisi tarafından denetlenmekte ve alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği şirket üst yönetimine raporlanmaktadır.
• Çalışanlar, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgi ve farkındalık düzeyleri artırılmakta ve eğitilmektedir.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. bünyesinde faaliyet gösteren tüm birimlerce gerçekleştirilen iş süreçleri analiz edilerek, kişisel veriler tanımlanmış, veri işleyenler tespit edilmiş, görev tanımları yapılmış, her biri ile veri işleyen sözleşmesi imzalanmıştır.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş.’nin tüm birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; 6698 sayılı Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygun bir biçimde belirlenmiştir.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. ile çalışanları, stajyerleri, çalışan adayları, alt işverenler ve tedarikçileri arasındaki hukuki ilişkiyi ortaya koyan dokümanlara yasaya aykırı olarak kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme, kullanmama ve paylaşmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanlar ve diğer kişilerin farkındalığı artırılmakta ve denetimleri gerçekleştirilmektedir.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• Kişisel Verilere erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetki matrisleri oluşturularak, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmekte ve raporlanmaktadır.
• Çalışanlar tarafından, işin gereği olarak öğrenilen kişisel verilerin 6698 sayılı Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklanamayacağı ve işleme amacı dışında kullanılamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. iş ilişkisinde olduğu alt işveren ve tedarikçileri ile akdedilen sözleşmelere (gizlilik sözleşmesi); gerekli güvenlik tedbirlerinin alınacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasının sağlanacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.
10. Veri Sahibinin Hakları ve Başvuru Süreci
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin işbu Politikasında belirtilen amaçlar ile kişisel verilerin işlenme yöntemleri kapsamında şirketle paylaşılan kişisel veriler hakkında 6698 sayılı Kanun’un 11 inci maddesine göre sahip olunan haklar aşağıda sayılmaktadır:
• Kişisel veri işlenipişlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığını üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış̧ işlenmiş̧ olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranılması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Yukarıda sayılan hakları kullanmak için http:/www.namegida.com web sitemizde yer alan “Başvuru Formunu” ve bu formda belirtilen yöntemleri kullanarak şirketimizle irtibata geçilebilir.
Kişisel veri sahibinin, yukarıda yer alan başvuruya uygun olarak iletilen talepleri Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
11. Verilerin Saklama Süreleri ve İmha Yöntemi
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. ilgili kanunlarda, mevzuatta ve “Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Politikası”nda öngörülen süreler kadar kişisel verileri saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süreyle saklanacağına ilişkin mevzuatta bir süre öngörülmemişse, Name Gıda Sanve Tic. A.Ş. tarafından yürütülen faaliyet ve uygulamalar ile şirketin ticari yaşamının gerektirdiği teamüllere göre verilersaklanmakta ve bilahare;
- Silinmekte
- Yok edilmekte ya da
- Anonim hale getirilmektedir.
Bununla birlikte kişisel verilerin işleme amacı sona ermiş olmasına rağmen; verilerin olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir.
Bunun gibi durumlarda dahi saklanan kişisel verilere başka amaçlarla erişilememekte, sadece ilgili hukuki uyuşmazlıklarda kullanılmak amacıyla verilere erişim sağlanmaktadır. Her halükârda bahse konu süre sonunda kişisel veriler, Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Politikası”nda belirtilen teknik yöntemlerden şirketin iş süreçleri ve faaliyetlerine en uygun olan bir veya birkaçı, kullanılarak yerine getirilmektedir. Kamera izleme ile ilgili tutulan kayıtlar (kayıt yapıldıktan) 55 gün sonra silinmektedir.
12. Verisi İşlenen Kişi Grubu ve Veri Kategorileri
Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından iş bu politika kapsamında aşağıda sıralanan kişilerin verileri işlenmektedir. Bunlar şirket çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları, üçüncü kişiler ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerdir. Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. 4857 sayılı İş Kanunu’na göre, bir iş sözleşmesine dayanarak çalışan ve iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen kişilerin; aşağıda tanımlanan veri kategorileri kapsamında işleyeceğiz.
12.1. Kişisel Veriler : KVKK kişisel verileri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlamaktadır. Bu bağlamda kimlik, iletişim, lokasyon, aile ve yakınlık, adli sicil, görsel, eğitim, finans, özlük, sağlık ve biyometrik verilerini 4857 sayılı Kanun kapsamında asıl işin bir bölümünde ya da yardımcı işlerinde iş alan alt işverenlerin istihdam ettiği gerçek kişiler ile hizmet tedariki maksadıyla tedarikçi sözleşmesi imzalanan tedarikçilerin istihdam ettiği çalışanlarının; kimlik, iletişim, adli sicil, görsel, finans, özlük ve sağlık bilgilerini, alt işveren ve tedarikçilerin; kimlik, iletişim, görsel, imza ve finans bilgilerini, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu kapsamında staj yapan gerçek kişilerin; kimlik, iletişim, adli sicil, görsel, finans, özlük ve sağlık bilgilerini, herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan çalışan adaylarının; kimlik, iletişim, eğitim, lokasyon bilgileri işlenecektir.
KVKK’nın konusu, verisi işlenen gerçek kişiler olup; tüzel kişiler ka.psam dışında bırakılmıştır. Bu nedenle, bir tüzel kişinin sicil numarası, ticaret unvanı ve sicil bilgileri gibi içerisinde gerçek kişiye ait bilgi içermeyen bilgiler, KVKK gereğince kişisel veri olarak korunmamaktadır.
12. Özel Nitelikli Kişisel Veriler : Bu tip veriler ise,öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler olup; KVKK’nın 6. maddesinin birinci fıkrasında şu şekilde sayılmaktadır: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ilebiyometrik ve genetik verilerinin işlenmesi yasaktır.
Bu kapsamda; Name Gıda San.ve Tic. A.Ştarafından bu tür kişisel veriler KVKK gereği İşlenmesine izin verilen durumlar dışında işlenmez veya ilgilinin açıkça rızası alınarak KVKK’nın 6. maddesi uyarınca belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.
İş bu Politika kapsamına girmeyen aile bireyleri, yakınlar ve eski çalışanlar gibi üçüncü kişilerin; kimlik bilgilerini, şirketin sahip olduğu fiziki yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan ziyaretçi konumundaki gerçek kişilerin; kimlik ve görsel bilgilerini işlemektedir.
13. Kişisel Verilerin Aktarılması
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. 6698 sayılı Kanun’un 8 ve 9 uncu maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin üst düzey yetkililerine,
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş..’nindanışman ve yetkililerine,
• Hukuken yetkili kişi, kurum ve kuruluşlarına
• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. bu Politika kapsamında işlediği kişisel verileri iş seyahati organizasyonları ile ilgili kurumlar haricinde yurtdışına aktarmamaktadır.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili yasal düzenlemeler öncelikle uygulanmaktadır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. İşbu politikada yeni yasal düzenlemeler ve şirket politikası doğrultusunda değişiklik veya güncellemeler yapabilir. Tüm bu değişiklik ve güncellemeleri yansıtan yeni politika metni ilgili kişilere kurumun http:/www.namegida.com .web sitesi üzerinden duyurulur.
14. Bina ve Tesislerde Kamera İzleme Faaliyetleri
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.kamera izleme faaliyetleri, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuat, 6698 sayılı Kanun ve “Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. CCTV Kapalı Devre Kamera Sistemi Politikası”nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak sürdürülmektedir. Kamera izleme faaliyeti, şirketin güvenliği ve diğer kişilerin sağlık ve güvenliğini sağlamak amacıyla yapılmaktadır. Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyetler konusunda veri sahipleri 6698 sayılı Kanun’un 10 uncu maddesine uygun olarak aydınlatılmaktadır. Kamera kayıtları yetkili kişi, kurum ya da kuruluşlar dışında kimseyle paylaşılmamaktadır.
15. Yürürlük
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından uygulanacak olan iş bu Politika 30.12.2019 tarihinde yürürlüğe girecektir.
EKLERİ: - Kişisel Verileri İşleme, Saklama ve İmha Prosedürü
- Çalışan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Çerçevesinde Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Alt İşveren ve Tedarikçi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Çerçevesinde Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Tedarikçi/Müşteri sözleşmeleri eki KVKK Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Ofis/ Fabrika Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Çerçevesinde Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- İnternet sayfası Kullanım Koşulları Prosedürü
- WEB Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- İnternet Sayfası Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- CCTV-Kamera Kayıt Bilgilendirme Metni –Fabrika
- Veri Sahibi Bilgi Edinme Başvuru Politikası
- İnternet Sayfası Kullanım Koşulları Prosedürü
- İnternet Sayfası Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Veri Sahibi Bilgi Talep Prosedürü ve Formu
- Kişisel Veri İhlali Bildirimi
- Çalışan Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin taahhütnamesi
- KVKK Kapsamında Veri Aktarılan Firma Taahhütnamesi
- İç Denetim Politikası
- İç Denetim Prosedürü
- İç Denetim soru listesi
T.C. Anayasası’nın 20’nci maddesine göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından oluşturulan işbu kişisel verilerin korunması politikası ile; şirket çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, hizmet sağlayıcıları (tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları), müşteriler, müşteri çalışanları, üçüncü kişiler ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerin işlenen kişisel verilerinin güvenli bir şekilde korunması süreci yönetilecektir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ikincil mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınmıştır.
2. Amaç
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin bu politikayı uygulamadaki temel amacı, hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme ve verilerin korunması faaliyeti kapsamında alınan idari ve teknik tedbirler ile başta şirket çalışanları olmak üzere hukuki ve ticari ilişki içerisinde bulunduğu yukarıda sayılan gerçek kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerinin güvenliğini sağlamaktır.
3. Kapsam
Bu Politika; Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’de, başta “şirket çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, hizmet sağlayıcıları (tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları), müşteriler, müşteri çalışanları, üçüncü kişiler ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerin”, otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
4. Tanım ve Kısaltmalar
Bu Politika ve prosedürlerin de geçen özel terim ve deyimler, kavramlar, kısaltmalar vb.;
.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeyedayanarak açıklanan ve veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen onay.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan: Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’de çalışan grup
Hizmet Sağlayıcısı:Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin hizmet aldığı ve/veya verdiği şirket (tedarikçi, taşeron, müşteri vb.) çalışanı.
Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmenotomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya dakullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
KVKK: 7.Nisan.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Özel Nitelikli Kişisel Veri: KVKK’nın 6. maddesinde tanımlanan nitelikteki veri.
Politika: Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’deKişisel Verilerin Korunması ve işlenmesi ile ilgili hazırlanan ana başlıklar ile ilgili temelkuralların belirlendiği dokümanlar
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusuadına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verileri işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından veyönetilmesinden sorumlu ve Veri Sorumluları Sicili ’ne kayıt yaptırmakla yükümlü gerçek veya tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu Temsilcisi (İrtibat Kişisi): Veri sorumlusu adına tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerininyönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu uzman.
Kimlik Verisi: Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti
İletişim Verisi: Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
Finansal Veri: Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri,primtutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı, BES ödentisi veya iptali
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Sendikası, eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı, sakatlıkdurumu/tanımı/yüzdesi, dini, sağlık verisi, kan raporu, akciğer grafisi, işitme testi, göz testi, işyeri hekiminin imzalattığı işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri, dernek/vakıf üyelikleri
Eğitim Verisi: Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, işletmede katıldığı eğitimler, aldığı kurslar ve sertifikalar
Görsel ve İşitsel Veri: Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, CCTV kamera kayıtları
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi: Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangieğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalitedeğerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri
Aile ve Yakını Verisi: Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, boyu, kilosu, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası
Çalışma Verisi: Şirket Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanıson işe giriş tarihi,önceki işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, TTF no, vergi dairesi no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu, bağ-kur giriştarihi, SGK/bağ-kur sicil no, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, iş sözleşmesinin askıda olduğu gün
İzin Verisi: İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon
Diğer: Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu,konum takibi, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, ayakkabınumarası, giysi bedeni, boy, kilo, şehit yakını olma durumu, stajyer durumu, binilen servis, binilen durak verileri, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları, PDKS giriş-çıkış turnike kayıtları, çalışan günlük aktivite (fiziki ve/veya sanal ortam) verileri
5. Rol ve Sorumlular
5.1 Veri Sorumlusu: KVKK uyarınca kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelmektedir. Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olup ve Veri Sorumluları Sicili veri sorumlusu kaydını gerçekleştirerek kayıtlı veri sorumlusu sıfatına haiz olacağını beyan eder.
5.2 Veri Sorumlusu Temsilcisi (İrtibat Kişisi): Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. bünyesinde Veri Sorumluları Sicili kurulduğu zaman söz konusu sicile kayıt için gerekli olan veri sorumlusu temsilcisi ataması gerçekleştirecek olup, işbu kişi tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu bir uzman olacaktır.
5.3 Veri İşleyen : Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’ninverdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler (Örneğin; yükleniciler, tedarikçiler gibi) veri işleyenler olarak kabul edilecektir. Kişisel verilerin Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin işbu politika uyumunu denetler.
6. Veri Sorumlusunun Kişisel Veri İşleme Amacı
Bu kapsamda Veri Sorumlusu sıfatı ile Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:
• Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Tedarikçi ve Alt işverenlerle olan ilişkilerin yönetimi,
• Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
• İç denetim ve hukuk işlemlerinin yürütülmesi,
• Kurumsal yönetim ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Talep ve şikâyet yönetimi,
• Yetkili kişi ya da kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi,
Yukarıda bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, 6698 sayılı Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamaması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından veri sahiplerinden açık rıza alınır.
7. Kişisel Veri İşlemenin İlkeleri
Name Gıda San. ve Tic. A.Ş.’de bu Politika kapsamında kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen ve aşağıda sıralanan temel ilkeler kapsamında çalışmalar yapılmaktadır:
1. Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
2. Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
3. Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
4. Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
5. Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
6. Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
7. Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
8. Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma,
9. Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
10. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme.
8. Kişisel Veri İşlemenin Şartları
Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. bu Politika kapsamında aşağıda sıralanan şartlarda kişisel veri işlemektedir:
• Kişisel verilerin işlenmesinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde,
• Kişisel verilerin işlenmesi bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması halinde,
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde,
• Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması halinde,
• Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibi veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunmasının zorunluluk arz etmesi halinde,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunluluk arz etmesi halinde,
• Kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulması, kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumdaki kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması halinde, kişisel veriler işlenmektedir.
9. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, mevcut teknolojik imkânlar ve uygulamalara göre gerekli olan her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda;
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından görevlendirilen bilişim uzmanları tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında kurulan sistem, Bilgi Güvenliği Sistem Yetkilisi tarafından denetlenmekte ve alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği şirket üst yönetimine raporlanmaktadır.
• Çalışanlar, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgi ve farkındalık düzeyleri artırılmakta ve eğitilmektedir.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. bünyesinde faaliyet gösteren tüm birimlerce gerçekleştirilen iş süreçleri analiz edilerek, kişisel veriler tanımlanmış, veri işleyenler tespit edilmiş, görev tanımları yapılmış, her biri ile veri işleyen sözleşmesi imzalanmıştır.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş.’nin tüm birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; 6698 sayılı Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygun bir biçimde belirlenmiştir.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. ile çalışanları, stajyerleri, çalışan adayları, alt işverenler ve tedarikçileri arasındaki hukuki ilişkiyi ortaya koyan dokümanlara yasaya aykırı olarak kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme, kullanmama ve paylaşmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanlar ve diğer kişilerin farkındalığı artırılmakta ve denetimleri gerçekleştirilmektedir.
• Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• Kişisel Verilere erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetki matrisleri oluşturularak, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmekte ve raporlanmaktadır.
• Çalışanlar tarafından, işin gereği olarak öğrenilen kişisel verilerin 6698 sayılı Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklanamayacağı ve işleme amacı dışında kullanılamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. iş ilişkisinde olduğu alt işveren ve tedarikçileri ile akdedilen sözleşmelere (gizlilik sözleşmesi); gerekli güvenlik tedbirlerinin alınacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasının sağlanacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.
10. Veri Sahibinin Hakları ve Başvuru Süreci
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin işbu Politikasında belirtilen amaçlar ile kişisel verilerin işlenme yöntemleri kapsamında şirketle paylaşılan kişisel veriler hakkında 6698 sayılı Kanun’un 11 inci maddesine göre sahip olunan haklar aşağıda sayılmaktadır:
• Kişisel veri işlenipişlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığını üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış̧ işlenmiş̧ olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranılması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Yukarıda sayılan hakları kullanmak için http:/www.namegida.com web sitemizde yer alan “Başvuru Formunu” ve bu formda belirtilen yöntemleri kullanarak şirketimizle irtibata geçilebilir.
Kişisel veri sahibinin, yukarıda yer alan başvuruya uygun olarak iletilen talepleri Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
11. Verilerin Saklama Süreleri ve İmha Yöntemi
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. ilgili kanunlarda, mevzuatta ve “Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Politikası”nda öngörülen süreler kadar kişisel verileri saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süreyle saklanacağına ilişkin mevzuatta bir süre öngörülmemişse, Name Gıda Sanve Tic. A.Ş. tarafından yürütülen faaliyet ve uygulamalar ile şirketin ticari yaşamının gerektirdiği teamüllere göre verilersaklanmakta ve bilahare;
- Silinmekte
- Yok edilmekte ya da
- Anonim hale getirilmektedir.
Bununla birlikte kişisel verilerin işleme amacı sona ermiş olmasına rağmen; verilerin olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir.
Bunun gibi durumlarda dahi saklanan kişisel verilere başka amaçlarla erişilememekte, sadece ilgili hukuki uyuşmazlıklarda kullanılmak amacıyla verilere erişim sağlanmaktadır. Her halükârda bahse konu süre sonunda kişisel veriler, Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Politikası”nda belirtilen teknik yöntemlerden şirketin iş süreçleri ve faaliyetlerine en uygun olan bir veya birkaçı, kullanılarak yerine getirilmektedir. Kamera izleme ile ilgili tutulan kayıtlar (kayıt yapıldıktan) 55 gün sonra silinmektedir.
12. Verisi İşlenen Kişi Grubu ve Veri Kategorileri
Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından iş bu politika kapsamında aşağıda sıralanan kişilerin verileri işlenmektedir. Bunlar şirket çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları, üçüncü kişiler ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerdir. Name Gıda San. ve Tic. A.Ş. 4857 sayılı İş Kanunu’na göre, bir iş sözleşmesine dayanarak çalışan ve iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen kişilerin; aşağıda tanımlanan veri kategorileri kapsamında işleyeceğiz.
12.1. Kişisel Veriler : KVKK kişisel verileri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlamaktadır. Bu bağlamda kimlik, iletişim, lokasyon, aile ve yakınlık, adli sicil, görsel, eğitim, finans, özlük, sağlık ve biyometrik verilerini 4857 sayılı Kanun kapsamında asıl işin bir bölümünde ya da yardımcı işlerinde iş alan alt işverenlerin istihdam ettiği gerçek kişiler ile hizmet tedariki maksadıyla tedarikçi sözleşmesi imzalanan tedarikçilerin istihdam ettiği çalışanlarının; kimlik, iletişim, adli sicil, görsel, finans, özlük ve sağlık bilgilerini, alt işveren ve tedarikçilerin; kimlik, iletişim, görsel, imza ve finans bilgilerini, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu kapsamında staj yapan gerçek kişilerin; kimlik, iletişim, adli sicil, görsel, finans, özlük ve sağlık bilgilerini, herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan çalışan adaylarının; kimlik, iletişim, eğitim, lokasyon bilgileri işlenecektir.
KVKK’nın konusu, verisi işlenen gerçek kişiler olup; tüzel kişiler ka.psam dışında bırakılmıştır. Bu nedenle, bir tüzel kişinin sicil numarası, ticaret unvanı ve sicil bilgileri gibi içerisinde gerçek kişiye ait bilgi içermeyen bilgiler, KVKK gereğince kişisel veri olarak korunmamaktadır.
12. Özel Nitelikli Kişisel Veriler : Bu tip veriler ise,öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler olup; KVKK’nın 6. maddesinin birinci fıkrasında şu şekilde sayılmaktadır: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ilebiyometrik ve genetik verilerinin işlenmesi yasaktır.
Bu kapsamda; Name Gıda San.ve Tic. A.Ştarafından bu tür kişisel veriler KVKK gereği İşlenmesine izin verilen durumlar dışında işlenmez veya ilgilinin açıkça rızası alınarak KVKK’nın 6. maddesi uyarınca belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.
İş bu Politika kapsamına girmeyen aile bireyleri, yakınlar ve eski çalışanlar gibi üçüncü kişilerin; kimlik bilgilerini, şirketin sahip olduğu fiziki yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan ziyaretçi konumundaki gerçek kişilerin; kimlik ve görsel bilgilerini işlemektedir.
13. Kişisel Verilerin Aktarılması
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. 6698 sayılı Kanun’un 8 ve 9 uncu maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.’nin üst düzey yetkililerine,
• Name Gıda San.ve Tic. A.Ş..’nindanışman ve yetkililerine,
• Hukuken yetkili kişi, kurum ve kuruluşlarına
• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. bu Politika kapsamında işlediği kişisel verileri iş seyahati organizasyonları ile ilgili kurumlar haricinde yurtdışına aktarmamaktadır.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili yasal düzenlemeler öncelikle uygulanmaktadır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. İşbu politikada yeni yasal düzenlemeler ve şirket politikası doğrultusunda değişiklik veya güncellemeler yapabilir. Tüm bu değişiklik ve güncellemeleri yansıtan yeni politika metni ilgili kişilere kurumun http:/www.namegida.com .web sitesi üzerinden duyurulur.
14. Bina ve Tesislerde Kamera İzleme Faaliyetleri
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş.kamera izleme faaliyetleri, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuat, 6698 sayılı Kanun ve “Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. CCTV Kapalı Devre Kamera Sistemi Politikası”nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak sürdürülmektedir. Kamera izleme faaliyeti, şirketin güvenliği ve diğer kişilerin sağlık ve güvenliğini sağlamak amacıyla yapılmaktadır. Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyetler konusunda veri sahipleri 6698 sayılı Kanun’un 10 uncu maddesine uygun olarak aydınlatılmaktadır. Kamera kayıtları yetkili kişi, kurum ya da kuruluşlar dışında kimseyle paylaşılmamaktadır.
15. Yürürlük
Name Gıda San.ve Tic. A.Ş. tarafından uygulanacak olan iş bu Politika 30.12.2019 tarihinde yürürlüğe girecektir.
EKLERİ: - Kişisel Verileri İşleme, Saklama ve İmha Prosedürü
- Çalışan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Çerçevesinde Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Alt İşveren ve Tedarikçi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Çerçevesinde Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Tedarikçi/Müşteri sözleşmeleri eki KVKK Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Ofis/ Fabrika Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Çerçevesinde Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- İnternet sayfası Kullanım Koşulları Prosedürü
- WEB Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- İnternet Sayfası Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- CCTV-Kamera Kayıt Bilgilendirme Metni –Fabrika
- Veri Sahibi Bilgi Edinme Başvuru Politikası
- İnternet Sayfası Kullanım Koşulları Prosedürü
- İnternet Sayfası Ziyaretçi Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Rıza Beyanı
- Veri Sahibi Bilgi Talep Prosedürü ve Formu
- Kişisel Veri İhlali Bildirimi
- Çalışan Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin taahhütnamesi
- KVKK Kapsamında Veri Aktarılan Firma Taahhütnamesi
- İç Denetim Politikası
- İç Denetim Prosedürü
- İç Denetim soru listesi